En kontrakt som skal sendes til en motpart er et utgående dokument.
Kontrakten må være en digital fil for å kunne arkiveres i P360. Hvis du har kontrakten på papir, må den skannes til pdf-format først.
Kontrakten kan være hoveddokumentet, eller det kan være vedlegg til et brev. Under følger en beskrivelse av de to fremgangsmåtene.
Kontrakt som vedlegg til et brev:
Hvis du skal skrive et brev og ha kontrakten med som et vedlegg, oppretter du et Dokument ut. Start med å velge Nytt dokument i den mappa du vil legge kontrakten i:
Opprett nytt dokument
Deretter holder du pekeren over valget Dokument og klikker på Velg mal i boksen som dukker opp (det siste trinnet er ikke med på bildet under):
Opprett nytt dokument
Så skal du velge dokumentkategori. Klikk på pila ned på linja foran Kontrakt - avtale (ikke arbeidsavtaler):
Velg dokumentkategori/mal
Huk av foran Dokument ut, Avtale og klikk OK:
Velg dokumentkategori/mal
Kontrakt som hoveddokument
Hvis selve kontrakten skal være hoveddokumentet, kan du på to enkle måter importere fila inn og opprette et saksdokument på den måten i webdelen "Dokumenter" (noen ganger kan denne webdelen være lukket slik at du ikke ser innholdet - da kan du klikke på overskriften Dokumenter ved siden av det grønne og hvite dokumentsymbolet, så åpner den seg):
Her beskrives de to fremgangsmåtene:
- Klikk på boksen «Velg eller dra filer hit», finn fila der du har lagret den på maskina di (bilde 1 under), dobbeltklikk på fila for å importere den inn i P360 (bilde 2):
Opprette nytt dokument
Fil fra filutforsker
- Finn fila der du har lagret den på maskina di, dobbeltklikk på fila for å importere den inn i P360 (bilde 1 under), eller dra fila rett over fra enten ei mappe på maskina di eller fra en e-post, og slipp den i «Dokumenter»-webdelen (bilde 2)
Fil fra filutforsker
Fil fra e-post
Nå skal du velge hvilken dokumentkategori du skal bruke. Klikk der det står Avtale (standard kategori) for å få frem alternativene. Et utgående dokument er et Dokument ut, så huk av foran det og klikk på OK:
Velg dokumentkategori/mal
I neste bilde skal du vurdere hvilken tilgangskode dokumentet skal ha, og hvilken tilgangsgruppe som er passende. Standard er at et saksdokument automatisk får samme tilgangskode og tilgangsgruppe som saksmappa dokumentet opprettes i, men saksbehandler kan selv bestemme hva som skal være tilgangskode og tilgangsgruppe:
Tilgangskode og -gruppe
Så lager du en dokumenttittel, ved å bruke dokumentfrasefunksjonen:
Saksfrase dokument
Huk av foran «Kontrakt mellom Rauma kommune og» og klikk på «OK»:
Eksempel på saksfrase
Dokumentfrasen er ikke en ferdig tittel - du må selv fylle inn relevant informasjon, f. eks aktuell tjenesteområde/enhet/avdeling i kommunen og motpart. En ferdig utfylt dokumenttittel kan se slik ut:
Eksempel på tittel
Klikk til slutt på «Fullfør» for å opprette dokumentet:
Fullfør dokument P360