Ny sak opprettes ved å klikke på menysymbolet øverst i høyre hjørne i P360

Meny P360

Klikk deretter på sakstypen «Kontrakt»:

Meny P360

I neste bilde fyller du ut relevant informasjon (kun feltene med en rød stjerne er obligatoriske). Dette fungerer på akkurat samme måte som i de andre sakstypene i P360.

Du må først ta stilling til om saken skal være unntatt offentlighet, i feltet Tilgangskode. Hvis den skal være unntatt offentlighet, må du etterpå velge en relevant tilgangsgruppe som ikke er Alle (tilgangsgruppa Alle skal aldri brukes på en sak/et dokument som er unntatt offentlighet). Det varierer avhengig av rolle og avdelingstilhørighet hvilke tilgangsgrupper en saksbehandler kan bruke.

Tilganger

Deretter lager du en sakstittel. Gode skriveregler er viktig for at saksmapper og kontrakter kan gjenfinnes enkelt i ettertid (det kan være mange år senere), og som en hjelp kan vi bruke saksfraser. Klikk på mappesymbolet til høyre for tittelfeltet (markert i rødt i bildet under) for å få opp en oversikt over tilgjengelige saksfraser.

Saksfrase

Huk av foran «Kontrakt mellom Rauma kommune og» og klikk på OK.

Saksfrase kontrakt

Saksfrasen kommer nå inn i tittelfeltet: Dette er ikke en ferdig tittel - du må selv skrive inn utfyllende informasjon, som f. eks hvilket tjenesteområde eller hvilken avdeling i kommunen det gjelder, hvem som er motpart og hva kontrakten gjelder:

Saksfrase i tittel

En fullstendig tittel kan f. eks se ut som i bildet under. Når du har laget en god dokumenttittel, kan du klikke på OK for å opprette saksmappa:

Eksempel på sakstittel

Neste trinn i registreringen blir å arkivere kontraktsdokumentet.

En kontrakt som mottas fra en motpart er et innkommende dokument.

Kontrakten må være en digital fil for å kunne arkiveres i P360. Hvis du har mottatt en signert kontrakt på papir, må den skannes til pdf-format først. Når du har en digital fil, kan du opprette et dokument inn. 

I webdelen "Dokumenter" kan du på to enkle måter importere en fil inn som hoveddokument i et saksdokument.

1. Klikk på boksen «Velg eller dra filer hit», finn fila der du har lagret den på maskina di, dobbeltklikk på fila (evt. merk fila og klikk på Åpne) for å importere den inn i P360: Opprette nytt dokument   Filutforsker
    
2. Dra fila rett over fra enten ei mappe på maskina di eller fra en e-post, og slipp den i «Dokumenter»-webdelen (i eksemplene under ligger det allerede et saksdokument i mappa). 

Fil fra filutforsker

Fil fra e-post

Nå skal du velge hvilken dokumentkategori du skal bruke. Klikk der det står Avtale (standard kategori) for å få frem alternativene. Et innkommende dokument er et Dokument inn, så huk av foran det og klikk på OK:

Velg dokumentkategori

Neste steg blir å vurdere hvilken tilgangskode dokumentet skal ha, og hvilken tilgangsgruppe som er passende. Standard er at saksdokumentet automatisk får samme tilgangskode og tilgangsgruppe som saksmappa dokumentet opprettes i, men saksbehandler kan selv bestemme hva som skal være tilgangskode og tilgangsgruppe.

Tilgangskode og -gruppe

Så lager du en dokumenttittel, ved å bruke dokumentfrasefunksjonen:

Meny saksfrase

I neste bilde, huk av foran «Kontrakt mellom Rauma kommune og» og klikk på «OK»:

Saksfrase kontrakt

Dokumentfrasen er ikke en ferdig tittel - du må selv fylle inn relevant informasjon, f. eks tjenesteområde/enhet/avdeling i kommunen og motpart. En ferdig utfylt dokumenttittel kan se slik ut:

Eksempel på tittel

Når du har en god dokumenttittel, kan du klikke på «Fullfør» for å opprette dokumentet:

Fullfør dokument P360

En kontrakt som skal sendes til en motpart er et utgående dokument.

Kontrakten må være en digital fil for å kunne arkiveres i P360. Hvis du har kontrakten på papir, må den skannes til pdf-format først.

Kontrakten kan være hoveddokumentet, eller det kan være vedlegg til et brev. Under følger en beskrivelse av de to fremgangsmåtene.

Kontrakt som vedlegg til et brev:
Hvis du skal skrive et brev og ha kontrakten med som et vedlegg, oppretter du et Dokument ut. Start med å velge Nytt dokument i den mappa du vil legge kontrakten i:

Opprett nytt dokument

Deretter holder du pekeren over valget Dokument og klikker på Velg mal i boksen som dukker opp (det siste trinnet er ikke med på bildet under):

Opprett nytt dokument

Så skal du velge dokumentkategori. Klikk på pila ned på linja foran Kontrakt - avtale (ikke arbeidsavtaler):

Velg dokumentkategori/mal

Huk av foran Dokument ut, Avtale og klikk OK:

Velg dokumentkategori/mal

Kontrakt som hoveddokument
Hvis selve kontrakten skal være hoveddokumentet, kan du på to enkle måter importere fila inn og opprette et saksdokument på den måten i webdelen "Dokumenter" (noen ganger kan denne webdelen være lukket slik at du ikke ser innholdet - da kan du klikke på overskriften Dokumenter ved siden av det grønne og hvite dokumentsymbolet, så åpner den seg):

Her beskrives de to fremgangsmåtene:

1. Klikk på boksen «Velg eller dra filer hit», finn fila der du har lagret den på maskina di (bilde 1 under), dobbeltklikk på fila for å importere den inn i P360 (bilde 2):

Opprette nytt dokument

​​

Fil fra filutforsker

​

2. Finn fila der du har lagret den på maskina di, dobbeltklikk på fila for å importere den inn i P360 (bilde 1 under), eller dra fila rett over fra enten ei mappe på maskina di eller fra en e-post, og slipp den i «Dokumenter»-webdelen (bilde 2)

Fil fra filutforsker

Fil fra e-post

​

Nå skal du velge hvilken dokumentkategori du skal bruke. Klikk der det står Avtale (standard kategori) for å få frem alternativene. Et utgående dokument er et Dokument ut, så huk av foran det og klikk på OK:

Velg dokumentkategori/mal

I neste bilde skal du vurdere hvilken tilgangskode dokumentet skal ha, og hvilken tilgangsgruppe som er passende. Standard er at et saksdokument automatisk får samme tilgangskode og tilgangsgruppe som saksmappa dokumentet opprettes i, men saksbehandler kan selv bestemme hva som skal være tilgangskode og tilgangsgruppe:

​

Tilgangskode og -gruppe

Så lager du en dokumenttittel, ved å bruke dokumentfrasefunksjonen:

Saksfrase dokument

Huk av foran «Kontrakt mellom Rauma kommune og» og klikk på «OK»:

Eksempel på saksfrase

Dokumentfrasen er ikke en ferdig tittel - du må selv fylle inn relevant informasjon, f. eks aktuell tjenesteområde/enhet/avdeling i kommunen og motpart. En ferdig utfylt dokumenttittel kan se slik ut:

Eksempel på tittel

Klikk til slutt på «Fullfør» for å opprette dokumentet:

Fullfør dokument P360

For å ha kontroll på løpende kontrakter og utløpsdatoer, bruker du fristfunksjonen i P360.

Frister kan du sette både på selve saksmappa og på et saksdokument. I følgende eksempel settes frist på saksdokumentet 22/01059-1. Det gjøres ved å stå inne i saksdokumentet (saksdokument vises med grønt dokumentsymbol ved dokumentets tittel), og klikke på Frist til høyre i bildet.

Sette frist

I neste bilde får du mulighet til å skrive en tittel på fristen, og velge forfallsdato. Hva tittel og forfallsdato skal være, vil avhenge av kontrakten. En god skriveregel kan være Kontrakten utløper (sett inn dato), og fristen kan settes en god stund før kontraktens utløpsdato, for å ha kontroll over en eventuell fornyelse før den gjeldende kontrakten utløper.
Merk: Du vil få et varsel på e-post når forfallsdato har utløpt. En frist kan f. eks se slik ut:

Frist

Ved å klikke på OK (se forrige bilde) opprettes fristen. Etterpå kan du i webdelen Detaljer se at fristen har lagt seg inn på saksdokumentet:

Detaljer i frist

Ved å klikke på fristens tittel, kan du se nærmere detaljer:

Detaljer i frist

Det er fullt mulig å legge inn flere frister på samme saksmappe eller saksdokument, f. eks én frist en god stund før kontraktens utløpsdato, og en annen frist tettere innpå utløpsdatoen.

Fristene er fortsatt aktive selv om en sak blir avsluttet, så det er fullt mulig å avslutte en sak (den kan gjenåpnes senere når fristen nærmer seg utløpsdato/har utløpt).

Hvis en saksbehandler slutter og skal overføre saken til en annen saksbehandler, er det viktig å huske på å flytte fristen over til den nye saksbehandleren også.