Ledere har et særskilt ansvar for enkelte oppgaver i forbindelse med P360.

Hensikt

Rutinen skal tydeliggjøre og sikre at lederoppgaver i P360blir i varetatt.

Ansvar

Ledere med tilgang i P360.

Avvik fra rutinen meldes i kommunens internkontrollsystem.

Leder er ansvarlig for å bestille brukertilgang for ansatte som har behov for tilgang til P360.

Bestilling gjøres ved at leder sender epost til post@rauma.kommune.no med informasjon om ansatt, avdeling og stillingstittel. Dokumentasjonssenteret gir den ansatte korrekt rolle og tilganger og importerer eposten inn i den ansattes personalmappe. Dersom den ansatte skal gå i et vikariat eller midlertidig stilling legges det inn Frist som varsler når stillingen utløper.

Når en ansatt slutter må leder i god tid før sluttdato inntrer sjekke om:

• Den ansatte har dokumenter som er under arbeid og som ikke vil bli ferdigstilt før han/hun slutter
• Den ansatte har dokumenter som ennå ikke er besvart 
• Den ansatte er registrert som ansvarlig på saker som ikke er avsluttet

 Leder må sørge for å omfordele til ny ansatt både

• De dokumentene som fremdeles er under arbeid, og som saksbehandler ikke rekker å avslutte innen sluttdatoen
• Ubesvarte dokumenter
• Sakene som ikke er avsluttet

Saker og dokumenter som ikke er omfordelt når den ansatte slutter, settes på leder.