Denne artikkelen er over 1 år gammel og kan innehold utdatert informasjon
Arkivrutiner for ledere i P360
Ledere har et særskilt ansvar for enkelte oppgaver i forbindelse med P360.
Hensikt
Rutinen skal tydeliggjøre og sikre at lederoppgaver i P360blir i varetatt.
Ansvar
Ledere med tilgang i P360.
Avvik fra rutinen meldes i kommunens internkontrollsystem.
Leder er ansvarlig for å bestille brukertilgang for ansatte som har behov for tilgang til P360.
Bestilling gjøres ved at leder sender epost til post@rauma.kommune.no med informasjon om ansatt, avdeling og stillingstittel. Dokumentasjonssenteret gir den ansatte korrekt rolle og tilganger og importerer eposten inn i den ansattes personalmappe. Dersom den ansatte skal gå i et vikariat eller midlertidig stilling legges det inn Frist som varsler når stillingen utløper.
Når en ansatt slutter må leder i god tid før sluttdato inntrer sjekke om:
- Den ansatte har dokumenter som er under arbeid og som ikke vil bli ferdigstilt før han/hun slutter
- Den ansatte har dokumenter som ennå ikke er besvart
- Den ansatte er registrert som ansvarlig på saker som ikke er avsluttet
Leder må sørge for å omfordele til ny ansatt både
- De dokumentene som fremdeles er under arbeid, og som saksbehandler ikke rekker å avslutte innen sluttdatoen
- Ubesvarte dokumenter
- Sakene som ikke er avsluttet
Saker og dokumenter som ikke er omfordelt når den ansatte slutter, settes på leder.
Sist endret 21.05.2021 08.55