Rauma kommune har sammen med de andre ROR-kommunene avtale med Documaster om innlevering av Noark 5-uttrekk fra sine avsluttede sakssystem til IKA Møre og Romsdal.
Det er svært viktig at produsent av uttrekk og innleveringspakke har tidlig og god dialog med IKAMR slik at form, innhold og metadata-beskrivelse av uttrekket er slik Riksarkivarens forskrift krever.
IKAMR depot bruker Documaster Noark 5-validator på alle innleverte Noark 5-uttrekk til godkjenning i tillegg til Arkivverkets Arkade 5 for test og innpakking av uttrekket. Produsent av uttrekk må ha kontroll på endringslogg og journaler, enten komplett i Noark 5-uttrekket eller som SIARD tabelluttrekk av databasen.
IKAMR bruker KDRS prosesser og rutiner og KDRS produksjonslinje for å sikre at kommunene kartlegger, tar uttrekk av og leverer alle avslutta system inn til IKAMR depot. Arkivleder må melde avsluttede system inn til IKAMR depot med systemnavn og start- og sluttperiode.
"Rammeverket i bevaringsarbeidet
IKA Møre og Romsdal nyttar den nye arkivforskriften frå 01.012018 sine spesifiserte krav til elektronisk arkivmateriale. Ein skiljer her mellom metadata (data om data) og sjølve dataene. Metadata skal inneholde ein fullstendig struktur- og innholdsbeskrivelse av uttrekket som avleverast. Saksarkiv deponeres som hovudregel som ordnede uttrekk i et Noark 5 uttrekksformat, medan uordna uttrekk deponeres som tabelluttrekk i det godkjente SIARD uttrekksformat og ordnes gjennom IKA Møre og Romsdal sin produksjonslinje med gjenbruk av malsett for systema.
Uttrekket frå systemet konverterast til XML (Extenisble Markup Language) som definerast som eit av fleire godkjente formater i normalinstruksens §4.3.2. Årsaken til at ein har valgt XML som arkivformat i IKA Møre og Romsdal er at dette er eit sjølvbeskrivande format, som enklast vil kunne rekonstruerast."