Tjenesteområdeleder/ virksomhetsleder/avdelingsleder har ansvar for fortløpende å melde fra til dokumentasjonssenteret ved tildeling/endring/opphør av tilganger til saksbehandlere i P360.

Det er leder som skal melde til dokumentasjonssenteret om brukerrettigheter; ikke den enkelte saksbehandler selv. Melding kan sendes på epost med navn, stilling, avdeling og hvilken rolle vedkommende skal ha.

Dokumentasjonssenteret har ansvar for å foreta nødvendige registreringer av brukere i IDweb. Arbeidssted skal da komme automatisk, men dokumentasjonssenteret må påse at korrekte tilgangsgrupper er lagt inn.

Rettigheter

Rettighetene styres vanligvis automatisk. For eksempel vil systemet automatisk sørge for at nødvendige rettigheter tildeles når en kontakt mottar et dokument på en arbeidsflyt, settes som saksansvarlig eller er registrert som leder for saksbehandler.

Tilgangsgruppe

Tilgangsgrupper er en metode for å skjerme informasjon fra andre brukergrupper i virksomheten.

En tilgangsgruppe kontrollerer hvem som har rettigheter til en sak eller et dokument internt i Public 360°. Dersom det er satt en tilgangsgruppe på en sak eller et dokument er det kun medlemmer av gruppen som har tilgang til den aktuelle saken eller dokumentet.

Ved å bruke tilgangsgrupper som en del av tilgangsmatrisen, kan medlemmer av én gruppe for eksempel ha tilgang til å redigere sakene eller dokumentene mens andre grupper bare har leserettigheter på ferdigstilte dokumenter.

Tilgangsgruppen som alle brukere av Public 360° er medlem av heter "Public".

Roller

• Saksbehandler - opprette saker, journalposter og dokumenter, registrere merknader, registrere behandlingsplan for utvalgsbehandling av en sak
• Leder - 
• Utvalgssekretær - 
• Arkivar

• Brukeradministrator - administrere brukerrettigheter
• Administrator - 
• Techical Administrator
   

P360 fungerer som elevarkiv, barnahgearkiv, personalarkiv, eiendomsskattakiv, byggesaksarkiv og generelt saksarkiv for Rauma kommune. Av dette følger det at all arkivverdig dokumentasjon innen disse områdene blir lagret i denne basen. 

Rauma kommune har elektronisk godkjent signering som gjør at vi ekspederer dokumentene elektronisk, fortrinnsvis via SavrUt, og vi signerer ikke dokumentene manuelt.

Rauma kommune skal benytte esignering (via P360) der det er mulig for å effektivisere og kvalitetssikre saksbehandlingen. Ved esignering kommer det digitalt signerte dokumentet automatisk tilbake i saken det ble ekspedert fra umiddelbart etter signering. Esignering skal benyttes ved inngåelse av arbeidsavtaler og innhenting av signerte dokumenter fra ansatte (f.eks ny taushetserklæring osv)

Dokumentasjonssenteret har ansvaret for kvalitetssikring av registreringer i arkivsystemet.

Hva skal kontrolleres:

• Tittel er i henhold til skriveregler
• Skanna versjon skal være i orden (ikke mangle sider, være vanskelig å lese)
• Dokumentet skal tilhøre korrekt sak
• Er dokumentet avskrevet
• Offentligvurdering (også av avsenderinformasjon ved personssikkerhetshensyn)
• Tilgangsgrupper
• Arkivkode

Dokumentasjon som kommer til dokumentasjonssenteret

Dokumenter mottatt i dokumentasjonssenteret blir behandlet av de som til enhver tid er på jobb. Ansvar for epostmottak, uregistrerte dokumenter (SvarInn og Altinn) og papirpost er fordelt, men med få ansatte må alle trå til der det til enhver tid er behov. dette gjelder både registrering, journalføring og avsluttning av saker.

Rutiner for registrering av dokumentasjon som kommer direkte til saksbehandler

Saksbehandler kan motta dokumentasjon direkte på papir eller via epost. Dokumentasjonen må da registreres inn i aktuelt system. I P360 importerer man epost inn i korrekt sak via sidepanelet. Dokumentasjon på papir må skannes og registreres inn eller man kan be dokumentsjonssneteret om å registrere det. Det er svært viktig at saksbehandler foretar en vurdering av epostkorresponansen med tanke på registrering inn i P360 slik at kommunen ikke mister arkivverdig informasjon. Dersom man får inn SMS som man mener har relevans i en sak kan man ta bilde av meldingen og denne sendes til epost og registreres inn slik.

Fordeling av dokumenter:

• Arkivar fordeler dokumentene direkte til saksbehandler. Dersom man er usikker på hvem som skal ha saken sendes den til leder som foretar fordelingen.

Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger

• Hva kan sbh gjøre og hva må dok senter gjøre

Avskriving og ferdigstilling av dokumenter

• Saksbehandler skal avskrive dokumentene fortløpende. Dokumentene blir ekspedert når de er ferdige. Arkivet foretar arkivkontroll ved journalføring.

Vurdering av spørsmål vedrørende ofentlighet

• Arkivet setter forslag til offentlighetsvurdering på innkommende dokumenter. Saksbehandler har ansvaret for endelig vurdering på inn- og utgående dokumenter. I tvilstilfeller konsulteres leder/dokumentasjonssenter. Det er svært viktig å huske å hake bort navn på avsender/mottaker på enkelte dokumenter med gradert innhold  av personvernhensyn. Gjelder barnemapper, elevmapper, personalmapper mm.

Registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette

• Det er saksbehandler som har ansvaret for unntak for offentlighet.

Dersom P360 er midlertidig ute av drift er det ikke mulig å foreta registrering og arkivering i systemet.

Ved kortere nedetid (1-2 dager) utsettes registreringen av inn- og utgående post. 

Ved lengre driftsstans skal man føre journal over inn- og utgående post samt interne notat i papirjournal.