Generelt

• Det er saksbehandlers ansvar å kontrollere at innkommende og utgående korrespondanse avskjermes dersom det er hjemmel for dette. Ved avskjerming er det viktig at det registreres rett lovhjemmel
• Dersom et dokument kun tildeles en enhet (og ikke en konkret person) skal leder vurderer offentlighet på dokumentet før det viderefordeles til en saksbehandler
• Ekstern begrensning av tilgang - på offentlig journal (Tilgangskode, paragraf, avskjerming kontakter og valg av offentlig tittel)
• Intern begrensning av tilgang for brukere av Public 360 (Tilgangsgruppe, avskjerming kontakter og valg av offentlig tittel)

Tilgangskode 

• Styrer hvilken informasjon som framkommer i offentlig journal
• Som standard er ingenting unntatt offentlighet
• Saksbehandler kan overstyre dette ved å endre tilgangskoden fra U – Ugradert til UO – Unntatt offentlighet

Paragraf

• Sensitive og taushetsbelagte opplysninger skal skjermes og det skal vises til rett lovhjemmel
• Når tilgangskoden endres til UO - "Unntatt offentlighet", aktiveres paragraf-feltet. Det MÅ velges en paragraf (lovhjemmel) fra listen for å komme videre
• Hvis det mangler en lovhjemmel kontaktes Dokumentsenteret

Offentlig tittel

• Taushetsbelagte opplysninger i tittel både på sak og dokument skjermes
• Ved å velge kode "UO - unntatt offentlighet", vises felt "Offentlig tittel" som må fylles ut
• Velg offentlig tittel som dekker dokumentinnhold, men ikke røper sensitive opplysninger
• Da tekst i feltet "Tittel" vises kun for medlemmer av tilgangsgruppen som saken/dokumentet er avskjermet med

Kontakter (Avsender/mottakers navn)

• Skjermes ved å hake av i eget felt (firkant til høyre) tilknyttet kontakten (forbudsskilt dukker opp i bildet)

Tilgangsgruppe

• Tilgangsgruppe begrenser tilgangen til journalpostopplysninger og dokumenter internt i kommunen
• Som standard er gruppen "Sandnes kommune" (dvs at alle brukere av Public 360 har tilgang til alt)
• Dersom den interne tilgangen til et dokument eller en sak skal begrenses, må det manuelt velges en annen gruppe (skjermet dokumentasjon eller personaldokumentasjon)
• Kun brukere som er definert som medlemmer av en gruppe vil ha tilgang til opplysninger og dokumenter dersom en annen gruppe enn Sandnes kommune (alle) velges
• Saksbehandler kan kun velge de gruppene han/hun selv er medlem av
• Nye grupper opprettes av Dokumentsenteret
• Leder kontakter Dokumentsenteret ved behov for å inkludere saksbehandlere i tilgangsgrupper

Registrering av fysisk post

• Se egne rutiner for registrering av
  • personalmapper
  • elevmapper
  • barnemapper

• Vurder om at dokumentet er journalføringspliktig (se instruks for arkivbegrensning)
• Sjekk om dokumentet er allerede registrert (Mottatt tidligere som e-post)
• Søk om det finnes sak fra før, eventuell opprett en ny sak

• Sak registreres med:
  • Saksnummer (tildeles automatisk ved registrering i Public 360)
  • Dokumentkategori: Dokument inn
  • Vurder for å unnta fra offentlighet (tilgangskode, paragraf, tilgangsgruppe)
  • Sakstittel skal være overordnet og dekkende for alle sakens dokumenter (endres ved behov senere)
  • Saksansvarlig (dersom saksansvarlig ikke er kjent, registreres saken på enheten)
  • Arkivdel
  • Arkivkode

• Dokument registreres med:
  • Dokumenttittel (skal være dekkende for det aktuelle dokumentet). Bruk standardtekster for registrering av dokumenter dersom det er mulig.
  • Avsender - avsenders fulle navn og adresse (sjekk mot ev. tidligere registrert kontakt og oppdater):
    • For privatpersoner hentes opplysninger i folkeregisteret som er knyttet til kontaktregisteret i Public 360
    • For kontaktpersoner registreres organisasjonen de er kontaktperson for
  • Vurder om innholdet er taushetspliktig, avskjerm eventuelle opplysninger i offentlig tittel, og avskjerm eventuelt også kontakt. Velg korrekt paragraf og tilgangsgruppe
  • Ansvarlig saksbehandler:
    • Dokumentet fordeles automatisk til saksansvarlig
    • Endre saksbehandler manuelt dersom dokumentet behandles av en annen
    • Registrer enheten som ansvarlig dersom er saksbehandler ikke kjent

• Dokument skannes inn i Public 360 og kontrolleres etter skanning
• Bevaringsplikt for de fysiske dokumentene:
  • 3 måneder
  • Papiromslag med registreringsdato og navn på arkivkonsulent på
  • En bestemt plass

• Søk aktuell sak i sidepanel i Outlook eller opprett en ny sak i Public 360. Følg rutiner for registrering av fysiske dokumenter
• Dra e-post inn i sak i sidepanel
• Velg dokumentkategori e-post inn
• Fjern VS: og lignende elementer fra dokumenttittel
• Følg rutiner for registrering av fysiske dokumenter
• Registrer kontakter:
  • Privatpersoner sjekkes opp mot folkeregisteret dersom det foreligger tilstrekkelig informasjon til entydig identifisering av avsender.
  • Kontaktperson knyttes til korrekt virksomhet.
  • Virksomheter sjekkes opp mot enhetsregisteret.
• Kontroller at e-post og eventuelle vedlegg er lesbare 
• Bevaringsplikt:
  • 3 måneder før de slettes
  • Mappene til de aktuelle gruppene "Felles utført 360" i Outlook

• Arkivar kontakter saksbehandler ved tvilstilfeller om hvordan et dokument skal journalføres (eks. hvilken sak, unntatt offentlighet, riktig avdeling/ kontor m.m.)
• Se egne rutiner for anbudsdokumenter vedrørende journalføringen, skanningen og oppbevaring av mottatte tilbud som ikke antas

   

Alle journalføringspliktige dokumenter (hoveddokumenter og vedlegg) skannes og importeres med strekkoder fra P360 

• Det benyttes bunkeskanning
• Alle dokumentene skannes i fullfarge 300dpi
• Hoveddokument og vedlegg skannes som hovedregel som separate filer (det finnes egne vedleggsark innen en del saksfelt)
• Registrerte dokumenter sorteres og hvert dokument blir inndelt i hoveddokument og vedlegg med skilleark som legges over
• De ulike vedleggene skannes for seg selv
• Gjennomfør kontroll og kvalitet på skanningen
  • Sjekk at innholdet er lesbart
  • Sjekk at alle sidene er rett vei
  • Sjekk at alle sidene har kommet med
  • Dersom kvaliteten på enkelte ark ikke er god nok, må de slettes og skannes på nytt
• Importer filene. Disse fordeles elektronisk til rett dokument i Public 360
• Etter gjennomført import, kontroller at filene er importert i riktig dokument og hvert dokumentside kommer inn. Hvis ikke, skannes dokumentet på nytt.

Kommentar til rutinen

• Egne rutiner for anbudsdokumenter som også omfatter skanningen
• Saksbehandlere som glemmer å ekspedere dokumenter veiledes av Dokumentasjonssenteret

Det er Politisk sekretariat som har ansvar for kvalitetssikring av politiske dokumenter

• Arkivar kontakter saksbehandler ved tvilltilfeller om hvordan et dokument skal journalføres (eks. hvilken sak, unntatt offentlighet, riktig avdeling/ kontor m.m.). Det er egne rutiner for anbudsdokumenter vedrørende journalføringen, skanningen og oppbevaring av mottatte tilbud som ikke antas.
• Saksbehandler vil få journalførte dokumenter opp i venstremyen under «Ubesvarte»