I elektroniske arkivsystemer blir det gitt ulike tilganger for brukerne. Barnehagestyrer skal ha tilgang til alle saker i barnehagen - mens eventuelle saksbehandlere kun skal ha tilgang til de sakene de er ansvarlige for/har tjenstlig behov for. Barnehagesjefen har tilgang til alle saker i barnehagen.

Arkivaren skal ha tilgang til alle saker i barnehagen, for å kunne kvalitetssikre og avslutte saker.

Saksbehandlers tilgang kan - i tillegg til egne saker - også styres til én bestemt journalpost, evt. til ett bestemt dokument.